ما الذي يصل فعليًّا إلى صندوق الوارد الخاص بالمدرسة خلال فصل دراسي واحد

شكل التواصل الخاص بمصطلح ما: القنوات، والفئات، والعناصر القليلة التي تحتاج إليك فعليًّا.

يعلم كل والد أن صندوق بريده الإلكتروني يكون مزدحمًا خلال الفصل الدراسي. لكن قلة من الناس هم من اطلعوا على محتواه الفعلي، وهو ما يتبين أنه أمر مهم: فالحجم ليس هو الجزء الصعب، وما يجعل الأمر يبدو لا نهاية له ليس عدد الرسائل.

هذا عرض تفصيلي لشكل هذا النمط، مستمد من الرسائل المتعلقة بالمدرسة والأنشطة التي شاركتها العائلات معنا أثناء عملية البناء. إنه ليس دراسة، ولن نحاول إظهاره على أنه كذلك — لكن الهيكل الوارد أدناه كان متسقًا في جميع الأسر التي درسناها.

يُذاع على خمس أو ست قنوات

يمكن التواصل مع الأسرة الإماراتية النموذجية التي لديها طفلان في مدرسة واحدة عبر: البريد الإلكتروني الخاص بالمدرسة، أو تطبيقها الخاص أو بوابة أولياء الأمور، أو مجموعة «WhatsApp» الخاصة بالصف، أو مجموعة جمعية أولياء الأمور، بالإضافة إلى رسالة مباشرة من مقدم نشاط واحد على الأقل. وإذا أضفنا مشغل حافلة مدرسية، ومدرسًا خصوصيًا، ومدرسة ثانية لأحد الأشقاء، يصبح العدد ثمانية، وهذا أمر طبيعي.

لا يمثل أي منها مشكلة. المشكلة هي أنه لا يوجد واحد منها يقدم الصورة الكاملة، لذا فإن الطريقة الوحيدة للتأكد من أنك لم تفوت شيئًا هي التحقق منها جميعًا.

معظمه عبارة عن إشعار، وليس مهمة

الغالبية العظمى مما يصلنا هي رسائل إعلامية: نشرة إخبارية، أو تذكير بيوم عدم ارتداء الزي المدرسي، أو صور من نشاط صفّي، أو ملاحظة تفيد بأن المكتبة مغلقة يوم الخميس. إنها رسائل ممتعة، ومن المفيد تلقيها، ولا تتطلب منك أي جهد.

هناك نسبة أقل بكثير من الرسائل التي تتطلب اتخاذ إجراء ما — مثل نموذج موافقة، أو دفعة مالية، أو رد على أحد المعلمين، أو موعد يجب إدراجه في التقويم، أو شيء يجب إرساله مع الطفل غدًا. هذه هي الرسائل المهمة، وهي موزعة بشكل عشوائي بين بقية الرسائل.

البنود التي تُعلن عنها في اللحظة الأخيرة هي التي تسبب المتاعب

تقريبًا كل ما يحدث من أخطاء خلال الفصل الدراسي يحدث بنفس الطريقة: تصل رسالة ذات موعد نهائي قصير في لحظة لا يمكن فيها فعل أي شيء حيالها، تُقرأ، ثم تُطمر تحت أربعين رسالة أخرى قبل أن يحين الوقت مرة أخرى.

ولهذا السبب فإن التصفية ليست الأداة المناسبة. فالتصفية تفترض أن المشكلة تكمن في الرسائل التي لا ينبغي أن تراها. أما المشكلة الحقيقية فهي تلك الرسائل الأربع أو الخمس التي تصل شهريًّا، والتي لا بد لك من رؤيتها، والتي تبدو تمامًا مثل أي رسالة أخرى في اللحظة التي تصل فيها.

وكثير منها يصل مرتين

يظهر نفس الموضوع بشكل روتيني على أكثر من قناة واحدة: رسالة بريد إلكتروني من المكتب، ونفس الموضوع في مجموعة الفصل بعد يوم واحد، وتذكير في التطبيق صباح يوم الاستحقاق. ولا يجد أولياء الأمور في ذلك ما يبعث على الطمأنينة. فهذا التكرار — الذي قد يكون مجرد تغيير — يتطلب اهتمامًا حقيقيًّا لحله، في كل مرة.

ما يعنيه ذلك بالنسبة لإنشاء شيء ما

وهناك ثلاث نقاط تلي ذلك. المهمة هي الاستخراج، وليس التصفية: استخلاص عدد قليل من العناصر التي يمكن اتخاذ إجراء بشأنها من تدفق يتكون في معظمه من الإشعارات. إن إزالة التكرار أكثر أهمية مما يبدو، لأن التكرار الذي يبدو وكأنه تغيير يشكل عبئًا على الانتباه. ونظرًا لأن فترة الإشعار النموذجية تُقاس بالأيام وليس بالساعات، فإن الإيقاع اليومي كافٍ — فالمنتج الذي يُرسل تنبيهات طوال اليوم سيُزيد من المشكلة ذاتها التي يدعي أنه يحلها.

إذا كنت ترغب في المساهمة في الإصدار القادم من هذا المشروع، فإننا نقوم بجمع نصوص رسائل من أولياء الأمور الذين يتطوعون بذلك. يتم إخفاء الهوية قبل أن يقرأها أي شخص، ويمكنك سحب مشاركتك في أي وقت. يرجى مراسلتنا على العنوان hello@hileila.com.